Politiske saker

Føremål og omfang:

Rutinen gjeld førebuing av og klarlegging av ansvarsområde knytt til behandling av saker som skal til politisk behandling. Rutinen gjeld òg oppfølging av politiske vedtak.
Med politiske saker meiner ein i denne rutinen saker som det skal gjerast uttale/tilråding/vedtak i, i eitt eller fleire politiske utval.

Målgruppe

Denne rutinen gjeld for alle som er involvert i førebuinga av saker til politisk behandling – saksbehandlarar, einingsleiarar, kommunalsjefar, rådmann/kommunedirektør og politisk sekreteriat.

Retningslinjer for fullført saksbehandling

Alle saker som skal leggast fram for folkevalde organ skal skrivast etter prinsippet om fullført saksbehandling, dette inneber at saka er fullstendig utgreidd før behandling i det første politiske organet. Saksframlegget med innstilling skal være utforma slik at det skal kunne gå uforandra gjennom heile behandlingskjeda.

Rådmannen/kommunedirektøren overprøver ikkje politiske vedtak. I saker som skal behandlast av fleire organ inneber dette at rådmannen/kommunedirektøren som hovudregel ikkje gir nye opplysningar eller merknadar i saka etter at formannskapet og/eller utvalet har tilrådd i ei sak som skal til kommunestyret. Rådmannen/kommunedirektøren har likevel opplysningsplikt ovanfor organ med vedtaksmynde om eventuelle ulovlege vedtak.

Saker til politisk behandling

kan oppstå som følge av tidlegare vedtak
kan oppstå ved pålegg frå eksterne myndigheiter (f.eks. fylkesmannen, direktorat eller departement)
kan oppstå etter krav som følge av lov eller forskrift
kan oppstå ved initiativ frå leiinga i kommuneadministrasjonen, politikarar eller saksbehandlarar
kan oppstå som følgje av kommunal behandling av innbyggarane sine rettar og plikter

Førebuing av saker til politisk behandling skal resultera i eit sakspapir som blir meldt opp til behandling i eitt eller fleire politiske utval. Sakspapiret skal konkludera med eit forslag til vedtak frå rådmannen/kommunedirektøren.

Rådmannen/kommunedirektøren skal sørga for at dei politiske sakene gir dei politiske utvala eit best mogleg vurderings- og avgjerdsgrunnlag.

Etter at det er avgjort at ei sak skal opp til politisk behandling er prosessen som følger:

Politiske saker
Oppgåve	Ansvar
Finne / opprette arkivsak
Politisk sak skal skrivast i WebSak. For å kunne opprette eit saksdokument (S) må du: Finne arkivsaka i WebSak - dersom det alt finst ei arkivsak som høyrer til den politiske saka du skal skrive. Eller: Opprette arkivsak i WebSak – dersom det ikkje finst ei arkivsak som høyrer til den politiske saka du skal skrive.	Sakshandsamar/arkivet
Framdriftsplan for sakspapir
Avklar ein framdriftsplan for saka. Skal den opp i fleire utval? Sjå vedtatt politisk møteplan og vurder kva for ein «møteserie» saka skal vera ferdig til. Frist for å senda sak til godkjenning til rådmann / kommunedirektør er 1 veke før utsending av innkalling. Jf. vedtatt politisk møteplan.	Sakshandsamar og nærmaste leiar / kommunalsjef / kommunedirektør
Opprett saksframlegg
Opprett nytt dokument i WebSak – sakstype S.	Sakshandsamar
Skriv saka og knytt til vedlegg
Skrive politisk sak: Sjå eigen rettleiar.	Sakshandsamar
Knytt til vedlegg:
- Bruk av vedlegg bør avgrensast. All vesentleg informasjon bør bli gjort greie for i sjølve saksutgreiinga.
- I enkelte saker er vedlegg nødvendig og riktig
- Styringsdokument, årsmeldingar, budsjett, planar, strategiar etc. som skal vedtakast, må leggjast ved i sin heilheit.
Bruk av lenke:
Med lenke meiner ein ei kopling (peikar) som viser til eit internettdokument.
Bruk av lenker bør avgrensast
All vesentleg informasjon bør bli gjort greie for i sjølve saksframlegget.
NB: Hugs at eit sakspapir skal kunna lesast også i framtida. Det vil seie at eventuell lenka må kunne fungere om til dømes 10 år.
Av omsyn til lesaren bør eit saksframlegg vera fullstendig, i den forstand at det ikkje må vera ein føresetnad at lesaren må slå opp i vedlegg eller kopla seg til lenker for å kunna vurdera saka.
Hugs å gradera (sette på tilgangskode i WebSak) eller «sladda» vedlegg som er unnateke offentlegheita.
Melde opp politisk sak til møte
Melde opp saka til dei politiske utvala saka skal behandlast i. (Alle! Og hugs Eldreråd, Råd for menneske og Ungdomsråd osv.)	Sakshandsamar
Hugs fullført saksbehandling.
Ansvarsområda til dei enkelte politiske utvala er avklart i reglementsamling / delegasjonsreglement.
Godkjenning av sak
Når saksframlegget er ferdig og dei vedlegga som skal vera med er knytt til og alt er kvalitetssikra, skal saka sendast til godkjenning.	Sakshandsamar / kommunalsjef / rådmann / kommunedirektør/ leiar
Frist for å senda sak til godkjenning til rådmann/kommunedirektør er 1 veke før utsending av innkalling. Jf. godkjent politisk møteplan.
Når saka vert godkjent endrar journalstatus på dokumentet seg til F (ferdig). Det vil seie at dokumentet vert låst.
(Når saka har journalstatus F kan politisk sekretariat inkludere saka i innkallinga til møte i det/dei aktuelle utval.)
Påføring av vedtak
Når saka er ferdig behandla politisk, vert det påført vedtak i saka.	Politisk sekretariat
Riktig vedtakskode vert lagt på saka. (t.d. «vedtak påført – klar for oppfølging»)	Politisk sekretariat
Sakshandsamar får melding om vedtakskode via oppgåve i WebSak.
Sak som er ferdig handsama i politisk utval og er påført vedtak
Melding om vedtakskode på sak ligg i oppgåver i WebSak.	Sakshandsamar
- Det skal jobbast vidare med saka i tråd med kva vedtak som er gjort.
- Det skal sendast ut vedtaksbrev til partane i saka via SvarUt.
- Det skal sendast ut melding til dei i administrasjonen som treng melding om vedtaket.
Utsette saker
Når ei politisk sak blir utsett går ho tilbake til administrasjonen.	Sakshandsamar
Ein må då koordinere prosessen vidare. Dette inneber blant anna:
- avklare når saka skal opp igjen
- skrive ny sak
- melde opp saka på nytt til riktige utval i samråd med leiar.
- Dersom saka i utgangspunktet var meldt opp til behandling i fleire utval etter det utvalet saka vart utsett i må du hugse å «melde av» saka frå desse utvala.
Utsett sak blir lagd som vedlegg til nytt saksframlegg. Overskrifta på det nye saksframlegget skal visa til den utsette utvalssaken, f.eks. slik: «Utsett FU-sak 91/10 Fylkeskommunale bustadar – regulering av husleiger».
Saker som er unnateke offentlegheita
Saker og vedlegg med sensitive opplysningar skal ikkje offentleggjerast.	Sakshandsamar
Desse skal graderast med kodar i WebSak som hindrar dette.
Sakene blir berre distribuert til medlemmene i utvalet via møteportalen.
Oppfølging / kontroll for leiarane
Det skal sikrast at politiske vedtak vert sett i verk og vert følgt opp.	Kommunalsjef / rådmann / kommunedirektør / einingsleiar