| Finne / opprette arkivsak | |
| Politisk sak skal skrivast i WebSak. For å kunne opprette eit saksdokument (S) må du: | Sakshandsamar/arkivet |
| Finne arkivsaka i WebSak - dersom det alt finst ei arkivsak som høyrer til den politiske saka du skal skrive. | |
| eller: | |
| Opprette arkivsak i WebSak – dersom det ikkje finst ei arkivsak som høyrer til den politiske saka du skal skrive. | |
| Framdriftsplan for sakspapir | |
| Avklar ein framdriftsplan for saka. Skal den opp i fleire utval? | Sakshandsamar og nærmaste leiar / kommunalsjef / kommunedirektør |
| Sjå vedtatt politisk møteplan og vurder kva for ein «møteserie» saka skal vera ferdig til. | |
| Frist for å senda sak til godkjenning til rådmann / kommunedirektør er 1 veke før utsending av innkalling. Jf. vedtatt politisk møteplan. | |
| Opprett saksframlegg | |
| Opprett nytt dokument i WebSak – sakstype S. | Sakshandsamar |
| Skriv saka og knytt til vedlegg | |
| Skrive politisk sak: Sjå eigen rettleiar. | Sakshandsamar |
| Knytt til vedlegg: | |
| - Bruk av vedlegg bør avgrensast. All vesentleg informasjon bør bli gjort greie for i sjølve saksutgreiinga. | |
| - I enkelte saker er vedlegg nødvendig og riktig | |
| - Styringsdokument, årsmeldingar, budsjett, planar, strategiar etc. som skal vedtakast, må leggjast ved i sin heilheit. | |
| Bruk av lenke: | |
| Med lenke meiner ein ei kopling (peikar) som viser til eit internettdokument. | |
| Bruk av lenker bør avgrensast | |
| All vesentleg informasjon bør bli gjort greie for i sjølve saksframlegget. | |
| NB: Hugs at eit sakspapir skal kunna lesast også i framtida. Det vil seie at eventuell lenka må kunne fungere om til dømes 10 år. | |
| Av omsyn til lesaren bør eit saksframlegg vera fullstendig, i den forstand at det ikkje må vera ein føresetnad at lesaren må slå opp i vedlegg eller kopla seg til lenker for å kunna vurdera saka. | |
| Hugs å gradera (sette på tilgangskode i WebSak) eller «sladda» vedlegg som er unnateke offentlegheita. | |
| Melde opp politisk sak til møte | |
| Melde opp saka til dei politiske utvala saka skal behandlast i. | Sakshandsamar |
| (Alle! Og hugs Eldreråd, Råd for menneske og Ungdomsråd osv.) | |
| Hugs fullført saksbehandling. | |
| Ansvarsområda til dei enkelte politiske utvala er avklart i reglementsamling / delegasjonsreglement. | |
| Godkjenning av sak | |
| Når saksframlegget er ferdig og dei vedlegga som skal vera med er knytt til og alt er kvalitetssikra, skal saka sendast til godkjenning. | Sakshandsamar / kommunalsjef / rådmann / kommunedirektør/ leiar |
| Frist for å senda sak til godkjenning til rådmann/kommunedirektør er 1 veke før utsending av innkalling. Jf. godkjent politisk møteplan. | |
| Når saka vert godkjent endrar journalstatus på dokumentet seg til F (ferdig). Det vil seie at dokumentet vert låst. | |
| (Når saka har journalstatus F kan politisk sekretariat inkludere saka i innkallinga til møte i det/dei aktuelle utval.) | |
| Påføring av vedtak | |
| Når saka er ferdig behandla politisk, vert det påført vedtak i saka. | Politisk sekretariat |
| Riktig vedtakskode vert lagt på saka. (t.d. «vedtak påført – klar for oppfølging») | Politisk sekreteriat |
| Sakshandsamar får melding om vedtakskode via oppgåve i WebSak. | |
| Sak som er ferdig handsama i politisk utval og er påført vedtak | |
| Melding om vedtakskode på sak ligg i oppgåver i WebSak. | Sakshandsamar |
| - Det skal jobbast vidare med saka i tråd med kva vedtak som er gjort. | |
| - Det skal sendast ut vedtaksbrev til partane i saka via SvarUt. | |
| - Det skal sendast ut melding til dei i administrasjonen som treng melding om vedtaket. | |
| Utsette saker | |
| Når ei politisk sak blir utsett går ho tilbake til administrasjonen. | Sakshandsamar |
| Ein må då koordinere prosessen vidare. Dette inneber blant anna: | |
| - avklare når saka skal opp igjen | |
| - skrive ny sak | |
| - melde opp saka på nytt til riktige utval i samråd med leiar. | |
| - Dersom saka i utgangspunktet var meldt opp til behandling i fleire utval etter det utvalet saka vart utsett i må du hugse å «melde av» saka frå desse utvala. | |
| Utsett sak blir lagd som vedlegg til nytt saksframlegg. Overskrifta på det nye saksframlegget skal visa til den utsette utvalssaken, f.eks. slik: «Utsett FU-sak 91/10 Fylkeskommunale bustadar – regulering av husleiger». | |
| Saker som er unnateke offentlegheita | |
| Saker og vedlegg med sensitive opplysningar skal ikkje offentleggjerast. | Sakshandsamar |
| Desse skal graderast med kodar i WebSak som hindrar dette. | |
| Sakene blir berre distribuert til medlemmene i utvalet via møteportalen. | |
| Oppfølging / kontroll for leiarane | |
| Det skal sikrast at politiske vedtak vert sett i verk og vert følgt opp. | Kommunalsjef / rådmann / kommunedirektør / einingsleiar |